Smart working: nuove regole per i datori di lavoro con la nuova Legge Pmi 

Come noto dal 7 aprile 2026, entrano pienamente in vigore le disposizioni contenute nell’articolo 11 della Legge 11 marzo 2026, n. 34 — il primo provvedimento annuale specificamente dedicato alle piccole e medie imprese (c.d. “Legge PMI 2026”), pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 23 marzo 2026.

Pur avendo come destinatarie primarie le imprese di minori dimensioni, le norme in materia di salute e sicurezza nel lavoro agile operano su base generale, estendendosi a tutti i datori di lavoro che abbiano in essere rapporti di lavoro in modalità smart working ai sensi della Legge n. 81/2017.

La disposizione interviene sul decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81 (Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro), inserendo il nuovo comma 7-bis all’articolo 3, con effetto immediato e senza alcun periodo transitorio. L’applicazione è pertanto operativa dal giorno stesso di entrata in vigore, senza che siano necessari ulteriori provvedimenti attuativi.

Il contesto: il lavoro agile in Italia

Al fine di cogliere compiutamente la portata innovativa della novella, appare preliminarmente necessario richiamare i tratti essenziali della disciplina normativa del lavoro agile in Italia.

In tale prospettiva, risulta opportuno recuperare la definizione offerta dalla Legge n. 81/2017, con particolare riferimento agli artt. 18 e seguenti, i quali ne delineano l’impianto regolatorio e ne individuano gli elementi costitutivi, tra i quali assume rilievo centrale la necessaria formalizzazione dell’accordo individuale tra le parti.

In particolare, il primo comma dell’art. 18 qualifica il lavoro agile come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzata da un’organizzazione flessibile dell’attività, suscettibile di articolarsi in forma ibrida, ossia mediante la coesistenza, anche limitata nel tempo, di prestazioni rese in presenza presso i locali aziendali e di altre svolte all’esterno degli stessi, la cui concreta attuazione è rimessa, in via imprescindibile, alla stipulazione di un accordo scritto tra datore di lavoro e lavoratore, volto a disciplinarne puntualmente modalità, tempi di esecuzione e profili connessi all’esercizio dei poteri datoriali.

Lo svolgimento delle prestazioni in modalità agile non muta la natura del rapporto che resta quindi pienamente di matrice subordinata.

Ne discende che il lavoratore, anche durante lo svolgimento della prestazione in modalità agile, conserva integralmente il medesimo statuto di diritti e di obblighi propri del rapporto di lavoro subordinato.

Ciò che assume, a questo punto, rilievo centrale è la necessità di adattare coerentemente l’impianto normativo di riferimento alle peculiari modalità di esecuzione, connotate dalla prestazione resa al di fuori dei locali aziendali.

Peraltro, la nozione di svolgimento dell’attività lavorativa all’esterno dei locali aziendali non può essere automaticamente ricondotta all’ambiente domestico del lavoratore, atteso che la prestazione può legittimamente essere eseguita anche in luoghi diversi, quali, a titolo esemplificativo, spazi di co-working o hub appositamente destinati.In tale prospettiva si colloca l’art. 22 della Legge n. 81/2017, il quale sancisce l’obbligo, in capo al datore di lavoro, di garantire la tutela della salute e della sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità agile.

A tal fine, la disposizione prevede la consegna, con cadenza almeno annuale, al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, di un’informativa scritta recante l’individuazione dei rischi, tanto generali quanto specifici, connessi alle peculiari modalità di esecuzione della prestazione lavorativa.

La novità sostanziale: dalla prescrizione alla sanzione

È essenziale chiarire che la Legge n. 34/2026 non introduce un obbligo del tutto nuovo.

L’articolo 22 della Legge n. 81/2017 già prevedeva, nell’ambito della disciplina ordinaria del lavoro agile, la consegna annuale di un’informativa scritta ai lavoratori in merito ai rischi generali e specifici connessi all’esecuzione della prestazione al di fuori dei locali aziendali.

La lacuna del previgente quadro normativo era tuttavia evidente: tale obbligo non era assistito da alcun apparato sanzionatorio esplicito nel Testo Unico sulla sicurezza, relegandolo di fatto a una previsione priva di efficace deterrenza.

Con l’inserimento del comma 7-bis nell’art. 3 del D.Lgs. 81/2008 e la conseguente modifica dell’art. 55, comma 5, lett. c), del medesimo decreto, la consegna dell’informativa sulla sicurezza si trasforma da obbligo civilistico a contravvenzione penale, con tutto ciò che ne consegue in termini di responsabilità individuale del datore di lavoro e di esposizione ispettiva dell’impresa.

Contenuto, periodicità e forma dell’informativa

L’informativa deve essere redatta in forma scritta, individuale e consegnata a ciascun lavoratore in smart working nonché al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). La cadenza è almeno annuale, fatto salvo il dovere di aggiornamento tempestivo in presenza di variazioni significative delle condizioni di rischio.

I contenuti minimi obbligatori riguardano:

• i rischi generali connessi alla prestazione fuori sede, tra cui stress da iperconnessione, sedentarietà prolungata e rischi posturali;

• i rischi specifici legati al ruolo, con particolare riferimento all’utilizzo dei videoterminali, alla gestione di dati sensibili e agli strumenti tecnici impiegati;

• le misure di prevenzione adottate dal datore di lavoro e le istruzioni operative per la corretta esecuzione della prestazione in sicurezza;

• l’indicazione dell’obbligo di cooperazione del lavoratore all’attuazione delle misure di prevenzione, anche ai sensi del nuovo comma 7-bis.

La norma non prescrive un format standard, rimandando alla prassi aziendale la definizione della struttura documentale.Tuttavia, è fortemente raccomandato l’utilizzo di modelli validati da professionisti della sicurezza sul lavoro, adattati alle specificità del ruolo e del contesto organizzativo e l’obbligo si esaurisce nella predisposizione e consegna documentale.

Il regime sanzionatorio

A decorrere dal 7 aprile 2026, l’omessa, incompleta o non aggiornata consegna dell’informativa espone il datore di lavoro alle seguenti sanzioni, previste dal combinato disposto degli artt. 3, comma 7-bis, e 55, comma 5, lett. c), del D.Lgs. 81/2008:

Omessa consegna informativa sicurezza: Sanzione penale Arresto 2 – 4 mesi Ammenda € 1.708,61 – € 7.403,96.

Informativa incompleta / non aggiornata Sanzione penale Arresto 2 – 4 mesi Ammenda € 1.708,61 – € 7.403,96.

Le sanzioni si configurano come contravvenzioni, direttamente contestabili dagli organi di vigilanza (Ispettorato Nazionale del Lavoro, ASL/ATS competenti) in sede di ispezione.

Non è previsto alcun regime di prescrizione obbligatoria preventiva che consenta al datore di lavoro inadempiente di regolarizzare la propria posizione prima dell’irrogazione della sanzione.

L’adempimento deve pertanto essere già in essere al momento del controllo.

Si precisa che le sanzioni si applicano indipendentemente dalla dimensione dell’impresa: la norma, pur inserita nella Legge PMI, opera su tutte le organizzazioni che utilizzano il lavoro agile.

Alle sanzioni penali e amministrative si aggiungono le potenziali conseguenze in termini di responsabilità civile del datore di lavoro in caso di infortunio del lavoratore in smart working, aggravate dall’inadempimento informativo documentato.

Adempimenti immediati per i datori di lavoro

Considerata l’operatività immediata della norma, senza periodi transitori, i datori di lavoro sono tenuti ad adottare con urgenza le seguenti misure:

• Predisposizione dell’informativa scritta sulla sicurezza, adeguata alle specificità del ruolo e del contesto aziendale, con riferimento puntuale ai rischi generali, ai rischi da videoterminale e ai rischi specifici del profilo professionale.

• Consegna individuale a ciascun lavoratore in smart working e al RLS, con acquisizione della firma per ricevuta o, in alternativa, mediante strumenti digitali tracciabili (PEC, piattaforme di firma elettronica).

• Implementazione di un sistema di archiviazione e tracciabilità della consegna, idoneo a dimostrare l’adempimento in sede ispettiva.

• Calendarizzazione del rinnovo annuale dell’informativa, con previsione di aggiornamenti straordinari in caso di modifica sostanziale delle condizioni di lavoro o di rischio.

• Verifica della conformità degli accordi individuali di lavoro agile già in essere con i nuovi requisiti normativi, con eventuale integrazione documentale.

Per le imprese prive di un RSPP (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione) strutturato, è opportuno il ricorso a un consulente esterno abilitato ai sensi del D.Lgs. 81/2008, al fine di garantire la conformità tecnica e giuridica dell’informativa prodotta.

Riflessione conclusiva

L’entrata in vigore delle nuove disposizioni segna un momento di maturità normativa nel percorso di regolamentazione del lavoro agile in Italia.

A quasi un decennio dall’introduzione della Legge n. 81/2017, il legislatore compie un passo logico e atteso: dotare di efficacia coercitiva obblighi che il mercato aveva largamente ignorato nella loro veste meramente civilistica. Il risultato è un riequilibrio tra la flessibilità organizzativa garantita dallo smart working e la tutela effettiva della salute e sicurezza del lavoratore, anche quando la prestazione avviene in ambienti al di fuori del controllo diretto del datore di lavoro.

Con oltre 3,5 milioni di lavoratori agili in Italia, l’impatto potenziale della riforma è di proporzioni rilevanti.

La sfida per le imprese — e in particolare per le PMI, che presentano i più bassi tassi di adozione ma anche le strutture amministrative meno attrezzate — consiste nell’interiorizzare il lavoro agile non più come beneficio discrezionale, ma come componente strutturata e presidiata del sistema di sicurezza aziendale.

Si raccomanda a tutti i datori di lavoro di procedere senza indugio alla verifica e all’aggiornamento dei propri sistemi di gestione del lavoro agile, affidandosi a professionisti competenti e adottando un approccio sistematico e documentabile.

La conformità normativa, in questo ambito, non è più una scelta ottimale: è un obbligo esigibile dal primo giorno.