Ok alla digitalizzazione dei documenti di lavoro, ma solo con le giuste garanzie

Con l’Interpello n. 2/2026, il Ministero del Lavoro ha fornito chiarimenti in merito alla gestione digitale della documentazione connessa all’instaurazione del rapporto di lavoro.

In particolare, il Ministero precisa che

• per la documentazione che non richiede dichiarazioni o manifestazioni di volontà, è possibile ricorrere a un’area riservata di una piattaforma aziendale, accessibile esclusivamente all’interessato. Il sistema deve consentire di identificare l’utente, assicurare l’integrità e la disponibilità degli atti informativi e tracciare la data di messa a disposizione e, quando prevista, della presa visione. La piattaforma può essere gestita anche dal professionista incaricato o da un fornitore di servizi;

• per i documenti che contengono dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore, invece, la sola identificazione tramite SPID o CIE non è sufficiente: è necessario ricorrere anche alla firma digitale, alla firma elettronica qualificata o avanzata, oppure alla formazione del documento con modalità conformi al Codice dell’Amministrazione Digitale (Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD).Resta in capo al datore di lavoro l’onere di dimostrare, anche in occasione di eventuali accertamenti ispettivi, l’effettivo assolvimento degli adempimenti e la corretta formazione dei documenti, mediante la conservazione delle evidenze informatiche idonee a comprovare l’avvenuta messa a disposizione della documentazione e, nei casi in cui sia richiesta una dichiarazione del lavoratore, la riconducibilità della stessa al soggetto dichiarante.