Rimborso spese di trasferta dipendenti: necessaria la tracciabilità
Dal 1° gennaio 2025 è stato introdotto l’obbligo di pagamento mediante mezzi tracciabili per la non concorrenza al reddito delle spese relative alle trasferte dei dipendenti.
Nello specifico, viene previsto che, se i relativi pagamenti sono eseguiti con metodi tracciabili, non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente i rimborsi delle spese per le trasferte o le missioni per:
• Vitto;
• Alloggio;
• Viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (vale a dire taxi o noleggio con conducente).
Di contro, l’obbligo non riguarda l’acquisto di biglietti ferroviari, aerei e di autobus di linea.
Il rimborso è erogato dall’impresa ad un dipendente/collaboratore/amministratore per indennizzarlo da spese di viaggi e altri pagamenti effettuati (es. pasti) sostenuti per lavoro.
Esistono diverse tipologie di rimborso spese, quali:
• Rimborso spese analitico (o a piè di lista): restituzione esatta dell’intera somma di denaro
anticipata dal collaboratore, da giustificare con la tenuta di scontrini e ricevute;
• Rimborso spese forfettario: indennizzo a forfait delle spese sostenute dal collaboratore durante la trasferta;
• Rimborso spese misto: indennizzo fisso di euro 30,99 (per trasferte in Italia comprensivo del vitto o dell’alloggio) o di euro 15,49 (per trasferte in Italia comprensive sia di vitto che di
alloggio) più il rimborso analitico delle altre spese sostenute dal collaboratore.
Modalità di pagamento delle spese di trasferta
Le spese devono essere pagate mediante:
• Versamento bancario o postale;
• altri sistemi di pagamento previsti dalla normativa, quali: carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari.
Deducibilità della spesa di trasferta in capo all’impresa
Analogo obbligo di pagamento mediante mezzi tracciabili è previsto anche ai fini della deducibilità dal reddito di impresa IRES e dall’IRAP delle spese di vitto e alloggio, nonché dei rimborsi analitici delle spese per viaggio e trasporto, effettuati mediante i suddetti autoservizi pubblici (taxi o noleggio con conducente), sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi.
Diversamente, in presenza di rimborso in busta paga, scatta l’indeducibilità del costo in capo all’azienda e la tassazione per il personale dipendente, in quanto l’erogazione viene considerata come ordinaria retribuzione.
L’azienda prima di rimborsare in cedolino tali spese, dovrà accertarsi che il pagamento sia stato effettuato con mezzo tracciabile.
La Legge di Bilancio 2025 non ha, infatti, modificato le procedure generali previste e resta quindi l’obbligo per i dipendenti di redigere apposite note spese per la documentazione dei costi sostenuti.
All’interno di questo documento dovrà essere indicato il dettaglio delle spese sostenute, allegandovi i relativi giustificativi (ad esempio lo scontrino parlante).
