Richiesta rimborso spese irregolare ma non fraudolenta: quali conseguenze?

Omega, società di Logistica, procedeva al licenziamento nei confronti di un’operaia, assunta l’anno precedente, la quale aveva richiesto tramite portale aziendale, e poi ottenuto, un rimborso spese in relazione a una trasferta della durata di 1 mese, liquidato dapprima in 927,86 euro, e poi risultato parzialmente indebito per 265,96 euro. La dipendente, assistita dal suo legale di fiducia, chiedeva accertarsi la legittimità del suddetto licenziamento.

Analizziamo dunque la fattispecie in oggetto sotto il profilo normativo e giurisprudenziale.

CONTESTO NORMATIVO

Come noto, i rimborsi spese rappresentano il meccanismo attraverso cui l’azienda restituisce ai dipendenti le somme da questi anticipate nello svolgimento di attività lavorative. Si tratta di un diritto riconosciuto al lavoratore subordinato, finalizzato a evitare che egli sostenga oneri economici personali per conto dell’impresa.

Secondo la normativa italiana, il rimborso spese non costituisce reddito da lavoro dipendente, ma è un’indennità funzionale all’attività aziendale, purché documentato, tracciato e riconducibile all’interesse del datore di lavoro. È un elemento che, se ben gestito, contribuisce anche a migliorare la relazione fiduciaria tra HR e dipendenti.

Il rimborso delle spese diventa obbligatorio ogni volta che un’attività lavorativa richiede una spesa necessaria e funzionale all’esecuzione del contratto, come previsto dall’art. 2086 e 2220 del Codice Civile. In assenza di un rimborso, l’azienda rischia di incorrere in contestazioni o rivendicazioni da parte del dipendente.

Tuttavia, alcuni rimborsi possono essere regolati in maniera discrezionale, ad esempio attraverso accordi individuali, regolamenti interni o travel policy. In questi casi, è consigliabile adottare una linea chiara, coerente e trasparente, per evitare disparità di trattamento o contenziosi.

Le voci rimborsabili più comuni, che possono emergere durante missioni, trasferte o attività esterne, includono:

• Rimborsi spese di trasporto: biglietti aerei, ferroviari, taxi, mezzi pubblici, pedaggi, parcheggi.

• Rimborsi spese di alloggio: hotel, B&B o altre strutture ricettive autorizzate.

• Rimborsi spese di vitto: ristoranti, mense, pasti acquistati durante l’orario lavorativo.

• Utilizzo mezzo proprio: rimborsato secondo le tabelle ACI.

• Rimborsi spese accessorie documentate: come materiali di lavoro, ingressi a eventi, ecc.

Ogni voce deve essere pertinente, congrua e documentabile per essere fiscalmente deducibile e non generare imponibilità in busta paga.

La gestione dei rimborsi spese è disciplinata da un insieme di normative che coinvolgono sia aspetti civilistici che fiscali. È essenziale, per i responsabili HR e le aziende in generale, conoscere e rispettare queste fonti per garantire conformità e deducibilità. La normativa, la contrattazione collettiva e, più in generale, la prassi comune, stabiliscono l’obbligo per il datore di lavoro di fornire al dipendente gli strumenti necessari (anche economici) per l’esecuzione dell’attività lavorativa.

Il TUIR (D.P.R. 917/1986) regola il trattamento fiscale dei rimborsi, distinguendo tra quelli non imponibili (esenti da tassazione) e quelli che concorrono alla formazione del reddito.

Le circolari e risposte dell’Agenzia delle Entrate forniscono ulteriori chiarimenti pratici, aggiornamenti interpretativi e indicazioni operative da tenere in considerazione in fase di verifica e rendicontazione.

Una gestione non conforme di un rimborso può portare a sanzioni fiscali e alla perdita dei benefici contributivi per l’azienda.

IMPLICAZIONI

Nella questione oggetto di approfondimento, Omega, società di Logistica, procedeva al licenziamento nei confronti di un’operaia, assunta l’anno precedente, la quale aveva richiesto tramite portale aziendale, e poi ottenuto, un rimborso spese in relazione a una trasferta della durata di 1 mese, liquidato dapprima in 927,86 euro, e poi risultato parzialmente indebito per 265,96 euro.

Dal punto di vista operativo, per garantire deducibilità del costo per l’azienda ed esenzione fiscale per il dipendente, è necessario rispettare tre condizioni fondamentali:

1. Spesa pertinente e necessaria all’attività lavorativa.

2. Documentazione corretta e completa (scontrini, fatture, ricevute, ecc.).

3. Pagamento tracciabile, tramite bonifico, carta di credito/debito aziendale o strumenti digitali.

Il mancato rispetto anche di una sola di queste condizioni può rendere l’intero rimborso imponibile in busta paga e non deducibile in bilancio.

Con l’entrata in vigore della Legge 13 dicembre 2024, n. 203, sono state introdotte importanti novità in materia di rimborsi spese, in linea con la crescente spinta verso la digitalizzazione dei processi aziendali:

• È stato rafforzato l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti legati alle spese rimborsate.

• È stata ufficialmente riconosciuta la validità fiscale dell’archiviazione digitale dei giustificativi, purché il sistema rispetti i requisiti di autenticità, integrità e immodificabilità.

Le aziende inoltre sono tenute a conservare digitalmente la documentazione per almeno 10 anni, secondo le regole stabilite dal Codice Civile e dalle normative tributarie.

Queste disposizioni hanno un impatto diretto sulla gestione HR, poiché implicano la necessità di dotarsi di strumenti digitali certificati e aggiornare le policy interne per garantire la conformità.Atal proposito, occorre premettere che la condotta realizzata – e accertata in giudizio – dalla dipendente non è espressamente tipizzata nella fattispecie sanzionatoria di settore, diversamente da quanto avviene in altri ambiti. La stessa Corte di Cassazione, con sent. n. 129/2024, ha avuto modo di ricordare recentemente che in materia di licenziamenti disciplinari la volontà delle parti collettive è inderogabile da parte del Legislatore, con la precisazione che la violazione e falsa applicazione dei CCNL costituisce un parametro di controllo diretto per l’esame dei ricorsi sui licenziamenti.

RISOLUZIONE SECONDO NORMA

Come abbiamo avuto modo di delineare nel corso dell’approfondimento, si è giudicato illegittimo, oltre che palesemente errato, rapportare una richiesta di rimborso al datore di lavoro alla fattispecie di furto, di rilevanza penale, in cui l’autore agisce contro la volontà e senza alcuna collaborazione del soggetto passivo del reato.

E così, la mancanza di scontrini e la non inerenza di alcuni rimborsi alle mansioni della dipendente appaiono, piuttosto, riconducibile a una mera irregolarità della richiesta rispetto alla policy aziendale, e non a un furto, né a una frode e neppure a un abuso.

Sul piano della ricostruzione della condotta, la dipendente si era limitata ad avanzare la richiesta informatizzata, osservando le procedure aziendali, comportanti un

controllo sulla debenza di ciascuna spesa, tanto che poi alla lavoratrice era stata richiesta la restituzione delle somme rimborsate ritenute indebite, che sono state prontamente restituite.

Sempre sotto il profilo fattuale, è stato ritenuto assente l’elemento della fraudolenza e dell’induzione in errore, non essendo stata alterata alcuna rappresentazione della realtà: la dipendente ha prodotto scontrini reali e, in mancanza dei medesimi (con impiego solo delle ricevute della carta di credito), deve ritenersi configurabile una mera irregolarità rispetto alla procedura prevista.

È stato anche segnalato che il controllo delle richieste di rimborso avveniva sistematicamente e capillarmente (con esame di ogni singolo scontrino), secondo la procedura aziendale informatizzata, e che la dipendente non si è sottratta ad alcun controllo. Le tempistiche del medesimo (avvenuto a distanza di ben 5 mesi dalla richiesta di rimborso) non potevano certo essere addebitate alla dipendente, né essere sintomatiche di una sua malafede.

RISOLUZIONE CASO PRATICO

Nella vicenda in oggetto, dunque la richiesta di un rimborso spese gonfiato o non integralmente dovuto, qualora sia effettuata tramite un portale aziendale automatizzato, non può costituire una condotta dolosa del dipendente tale dagiustificare il suo licenziamento, con la conseguenza che grava sul datore di lavoro l’onere di controllo della regolarità della procedura aziendale.

Occorre, a tal proposito, ricordare che, ai sensi dell’art. 2697, c.c., chi vuol far valere un diritto in giudizio deve provare i fatti che ne costituiscono il fondamento, mentre chi eccepisce l’inefficacia di tali fatti, ovvero eccepisce che il diritto si è modificato o estinto, deve provare i fatti su cui l’eccezione si fonda.

Per altro verso, l’art. 5, Legge n. 604/1966, prevede che l’onere della prova della sussistenza della giusta causa o del giustificato motivo di licenziamento spetta al datore di lavoro